Area Pengawasan Pengendalian Internal (Internal Control)

Sumber :www.Lynda.com
Sumber :www.Lynda.com

Dalam suatu pengendalian internal (internal control), diperlukan pemetaan area yang memerlukan perhatian lebih. Dengan kata lain, pengendalian internal diaplikasikan pada kegiatan yang memang membutuhkan pengawasan ini karena rawan terhadap terjadinya kesalahan atau penyimpangan.

Berikut beberapa prosedur pengendalian internal dengan memperhatikan area pengawasan dan tujuan penerapannya.

Area Penerimaan Kas

Area ini mencangkup berbagai kegiatan yang meliputi penerimaan kas/bank dalam bentuk transfer atau dana tunai, dokumentasi terkait dengan dana penerimaan, dan  penyimpanan kas.

Kegiatan yang membutuhkan pengawasan dalam area ini adalah pada tahap penyimpanan kas. Apabila dana kas berada di rekening bank, maka prosedur pengamanan yang dapat diterapkan berupa otoritas penarikan, namun apabila dana kas berada di brankas, maka akses ke ruangan/kunci penyimpanan harus terjaga dengan baik. Pengawasan ini juga diterapkan dalam pendokumentasian dana kas untuk memastikan bahwa dana kas yang dicatat sama dengan fisik dari dana kas yang disimpan.

Pengaplikasian pengendalian internal dalam kegiatan penerimaan kas ini penting dilakukan, mengingat kas adalah hal yang sangat esensial bagi sebuah organisasi nirlaba, dan prosedurnya harus memenuhi tujuan-tujuan berupa :

  1. Uang kas merupakan milik organisasi
  2. Uang kas yang diterima disimpan di tempat yang aman
  3. Uang yang diterima dicatat dengan baik dan diurut sistematis
  4. (Apabila memungkinkan) orang yang menyimpan uang dan mencatat/mendokumentasikan adalah orang yang berbeda
  5. Untuk uang yang disimpan  di dalam brankas, maka catatan uang dibandingkan dengan fisik uang, sedangkan untuk dana yang tersimpan di bank, dilakukan rekonsiliasi antara catatan/dokumen dengan pernyataan bank.

Area Pengeluaran Kas

Area berikutnya adalah pengeluaran kas. Kegiatan-kegiatan di area ini dimulai dari pengajuan pembayaran, prosesverifikasi kelengkapan administratif, persetujuan pihak berwenang, proses pembayaraan dan berakhir pada dokumentasi/pencatatan bukti transaksi.

Prosedur dalam pengeluaran kas harus memperhatikan tujuan sebagai :

  1. Permintaan pengeluaran kas harus disetujui oleh pihak yang berwenang
  2. Pemberi persetujuan ini idealnya bukan orang yang mengelola uang kas
  3. Permintaan pengeluaran kas ditujukan untuk membiayai pengeluaran yang terkait dengan organisasi nirlaba khususnya pengeluaran yang sudah dianggarkan sebelumnya
  4. Pengeluaran dilakukan dengan cara yang paling aman, yaitu menggunakan cek
  5. Buku cek disimpan dengan baik dengan akses yang terbatas
  6. Diadakanrekonsiliasi jumlah saldo kas dengan catatan penerimaan-pengeluaran secara periodik

Dengan memperhatikan area pengeluaran kas ini diharapkan pengendalian terhadap akses pengeluaran dana kas ini dapat diawasi dengan baik, sehingga menghindari terjadinya kelalaian maupun kecurangan.

Sumber : blog.projectplace.com
Sumber : blog.projectplace.com

Penggajian

Penggajian merupakan kegiatan yang tergolong sebagai pengeluaran organisasi. Biasanya, penggajian dimulai dari penyiapan daftar penerima gaji/honor setiap bulan atau pada suatu kejadian tertentu yang diberikan kepada staf tetap atau staf kontrak. Ada juga pihak yang menerima pembayaran tidak tetap seperti para konsultan, pembicara, trainer dan sebagainya yang menerima bayaran berdasarkan jasa yang telah diberikan.

Prosedur penggajian setidaknyaharus memenuhi unsur pengendalian internal sebagai berikut:

  1. Gaji atau honor diberikan kepada orang/kelompok setelah mendapatkan persetujuan.
  2. Pembayaran hanya diberikan kepada orang yang berhak. Pembayaran diusahakan menggunakan sistem transfer bank atau dibuatkan tanda terima yang ditandatangani oleh yang bersangkutan sendiri
  3. Pembayaran didukung oleh bukti yang memadai, terutama untuk para pekerja tidak tetap, berupa invoice atau kontrak kerja yang telah diperbaharui
  4. Pembayaran gaji atau honor, dicatat dengan jumlah dan bukti yang memadai
  5. Pemotongan gaji atau honor perlu dilakukan tepat waktu dan tepat jumlahnya. Hal ini menyangkut pinjaman staf/karyawan yang disetujui untuk diangsur setiap bulan
  6. Adanya bukti pemotongan tiap bulan, baik itu pemotongan pinjaman maupun pajak penghasilan.

Aset Tetap

Aset tetap organisasi merupakan benda (bernilai material) yang dibeli/dihibahkan, digunakan oleh organisasi untuk mendukung kegiatan serta dapat digunakan lebih dari satu tahun buku organisasi.

Pengendalian internal perlu dilakukan kepada aset tetap karena pengunaannya yang bersifat jangka panjang (lebih dari satu tahun buku) dan adanya biaya pemeliharaan. Apabila aset tetap mengalami kerusakan atau tidak digunakan lagi, maka penjualan aset tetapdapat dilakukan sistem lelang/undian bagi para staf. Cara ini dilakukan sebagai bentuk transparansi kegiatan pengendalian internal.

Prosedur aset tetap diterapkan untuk pengendalian internal selayaknya memenuhi tujuan berikut:

  1. Aset tetap organisasi diperoleh dari pembelian didukung dengan adanya otoritas pembelian, dan dokumen pendukung
  2. Pemeliharaan fisik terhadap aset tetapharus dilakukan dengan mengangkat staf yang bertanggungjawab
  3. Pencatatan perolehan/penghapusan nilai aset tetap harus merujuk pada praktek akuntansi yang berlaku.
  4. Penghapusan/penjualan kembali aset tetap organisasi dapat dilakukan berdasarkan otoritas tertentu yang didukung oleh alasan, perhitungan yang logis dan terdokumentasikan dengan baik.

Biaya dan Anggaran

Penerapan anggaran dilakukan di awal tahun buku, dan oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian terkait jenis maupun besaran biaya yang dilakukan oleh staf. Hal ini penting dilakukan mengingat biaya erat hubungannya dengan anggaran.  Staf harus mampu memastikan bahwa total pengeluaran yang disetujui tidak melampaui anggaran yang telah ditetapkan.

Pengendalian terhadap anggaran perlu dilakukan untuk menjamin kualitas anggaran. Anggaran yang tidak pernah dianalisa, tidak pernah direview, serta tidak pernah disesuaikan secara berkala menyebabkan anggaran tidak mencerminkan kebutuhan yang sebenarnya.

Dengan demikian, pengendalian internal terhadap anggaran harus memperhatikan hal-hal berikut:

  1. Pemastian bahwa setiap pengeluaran sudah teranggarkan.
  2. Setiap pengeluaran dapat diidentifikasikan kepada program/kegiatan tertentu
  3. Besarnya pengeluaran dapat dinilai kewajaran melalui serangkaian prosedur
  4. Kelengkapan dokumen yang dapat mendukung usulan pengeluaran
  5. Perlunya mekanisme untuk melakukan korelasi terhadap besaran anggaran dan realisasi/pengeluaran kegiatan program

Demikian beberapa area pengawasandalam organisasi nirlaba yang menjadi fokus dalam  pengendalian internal yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi penyimpangan di dalam suatu kegiatan/program.

Referensi:

  1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi
  2. Warsidi (2016) dalam artikel Pengendalian Internal: Definisi, Komponen dan Prinsip yang dimuat di http://www.warsidi.com/2016/03/pengendalian-internal- d.html
Visit Us On FacebookVisit Us On TwitterVisit Us On YoutubeVisit Us On Instagram