Mengenal Monitoring dan Evaluasi Internal di Organisasi Nirlaba

969dead36d992af3fffbc0334391c417

Di dalam sebuah organisasi nirlaba, sudah selayaknya program yang berjalan disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Secara sederhana, visi dikenal sebagai mimpi organisasi yang hendak diwujudkan bersama, sedangkan misi sebagai tujuan jangka panjang bermuatkan kompetensi. Visi dan misi menjadi serangkaian kebijakan mutu mengenai ukuran/standar yang hendak ditetapkan oleh organisasi nirlaba.

Kita telah mengetahui sebelumnya bahwa untuk mencapai visi dan misi organisasi perlu dilaksanakan serangkaian aktivitas hingga menghasilkan impact/hasil yang diharapkan. Namun, hal yang tidak kalah pentingnya untuk dilakukan setelah aktivitas terlaksana  adalah menerapkan monitoring dan evaluasi sebagai salah satu bagian dari manajemen program yang wajib dilakukan.

Mengapa?

Pengawasan (monitoring) dan evaluasi dilakukan sebagai upaya penjaminan mutu terhadap pogram kerja yang dilakukan oleh organisasi secara berkesinambungan dan bukan merupakan kegiaatan yang bersifat ad hoc (untuk satu tujuan tertentu saja ). Proses monitoring dan evaluasi memberikan penekanan bahwa kegiatan ini bukan kegiatan untuk mencari  kesalahan dalam pelaksanaan program organisasi, melainkan upaya untuk melakukan tindakan perbaikan yang berkelanjutan.

ybie2

Monitoring dilakukan berbasis pada data atau fakta yang ada, berpedoman pada proses/aktivitas kerja pada tiap divisi/unit serta berfokus pada pencapaian rencana kerja. Sedangkan evaluasi bisa dilakukan apabila hasil monitoring telah didapatkan. Kunci utama dari kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) adalah mendapatkan dan menganalisa kemajuan, pelaksanaan rencana kerja, serta mengidentifikasi masalah, dan melakukan perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian.

Seperti halnya dengan pengendalian internal, monitoring dan evaluasi juga dapat dilakukan oleh tim yang berdiri sendiri dalam satu organisasi yang sama yang dikenal dengan monitoring dan evaluasi internal (Monev Internal). Memang pelaksanaan Monev Internal belum terlalu familiar bagi kebanyakan organisasi, mengingat biasanya organisasi cenderung memperdayakan pihak luar untuk melakukan proses auditing. Sesuai dengan namanya, monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh pihak yang menjadi  bagian dari organisasi tersebut. Namun, untuk menjadi pelaksana MonevIn, seseorang harus memenuhi  persyaratan minimal yang wajib dipenuhi, seperti bebas dari berbagai unsur kepentingan dalam program, memiliki sikap yang jujur, egaliter , tidak memihak, dan bukan bagian personil bagian dari tim yang akan diaudit divisinya.

Tujuan utama dari pelaksanaan Monev Internal diantaranya

  1. Menjamin adanya kesesuaian dan kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan organisasi sesuai dengan standar yang berlaku,
  2. Melihat efektifitas dari tindakan perbaikan (Monev) yang telah dilakukan pada periode sebelumnya,
  3. Melakukan pemeriksaan catatan untuk mengevaluasi apabila terdapat kecenderungan data,
  4. Melakukan evaluasi terhadap aktivitas program organisasi termasuk pencapaiannya,

Secara umum proses Monev Internal dilakukan dalam beberapa tahapan, mulai dari sebelum MonevIn atau dikenal dengan Pre-Monev Internal, yaitu kegiatan yang dilakukan dengan penetapan kebutuhan MonevIn seperti kelengkapan dokumen atau temuan/data dari kegiatan MonevIn sebelumnya serta pemeriksaan struktur organisasi dan denah atau lokasi unit  program. Selanjutnya, pemeriksaan dari tahap pre-MonevIn dimulai dengan mengajukan pertanyaan terkait dokumen yang telah diverifikasi kepada staf terkait. Kemudian hasilnya akan diimplemtasikan dengan prosedur dan hasil kerja di lapangan.

Apabila dari hasil Monev Internal ini terjadi ketidaksesuaian, maka tim Monev Internal akan membantu memberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan sebelum nantinya evaluasi mulai diberlakukan. Kegiatan ini bersifat berulang yang terus dilakukan  hingga hasil kerja organisasi diyatakan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan yang ingin dicapai. Gambaran mengenai tahapan MonevIn ditampilkan dalam bagan berikut:

ybie3

Pelaksanaan MonevIn tentu saja akan sangat bermanfaat apabila dapat diaplikasikan pada program organisasi nirlaba. Mengingat kesalahan program dapat terjadi kapan saja, Monev Internal dapat membantu pelaksanaan  perbaikan sehingga kesalahan dapat diminimalisir pada periode-periode berikutnya.

REFERENSI:

  1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi
  2. Rinda Hedwig (2006). Monitoring dan Evaluasi Internal dalam Penerapan Sistem Penjaminan Mutu. Model Sistem Penjaminan Mutu.
Visit Us On FacebookVisit Us On TwitterVisit Us On YoutubeVisit Us On Instagram