Tahap-Tahap Pelaksanaan Monev Internal

AAEAAQAAAAAAAAmjAAAAJGI1NDM1MmMyLWE5MWMtNDM0MS04ZDcwLTc2NjQyYTY5MGZmYg

Monitoring dan evaluasi (monev) tidak hanya membutuhkan pemahaman tentang persiapan, perencanaan, pelaksanaan program saja namun juga mengenai pelaporan hasil evaluasi program. Hasil monev merupakan informasi berharga yang dapat dijadikan pedoman bagi pimpinan atau pemangku kebijakan untuk mengambil kebijakan bagi organisasi nirlaba. Seseorang dengan kemampuan menyusun instrumen, mengumpulkan data, menganalisis data hingga menginterpretasikan hasil analisis sangat diperlukan sehingga diperoleh kesimpulan yang berupa hasil analisis. Hasil analisis data monev ini menjadi informasi yang berharga bagi pengambilan keputusan perencanaan program di masa mendatang.

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal (Monev Internal) diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam penjaminan mutu kegiatan organisasi. Monev Internal dilakukan sebagai konsistensi penjaminan mutu dimana kegiatannya dapat terus dipantau secara berkelanjutan. Ketika kegiatan MonevIn akan dilakukan, ada baiknya menentukan ruang lingkup dari Monev Internal itu sendiri. Ruang lingkup yang dimaksud misalnya adalah jenis kegiatan program (pelayanan masyarakat), fungsi dan tugas para staf, dan manfaat yang nantinya akan dicapai.

Tentu saja, dalam pelaksanaan Monev Internal ini juga membutuhkan sumber daya yang kompeten, jumlah anggota tim  yang memadai, keahlian tim, hingga periode  pelaksanaan Monev Internal. Kegiatan Monev Internal biasanya dilakukan secara sampling artinya tidak keseluruhan data diperiksa dan evaluasi. Namun, apabila jangka waktu memungkinkan, maka  pemeriksaan yang bersifat sensus mungkin untuk dilakukan.

Langkah pertama yang dilakukan Monev Internal adalah dengan melakukan tinjauan  yang dapat dikelompokkan dalam 4 (empat) langkah dasar, yaitu:

  1. Meninjau sistem dengan memberikan pertanyaan. Misalnya apakah semua staf memahami kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh organisasi, bagaimana sistem manajemen direncanakan dan apakah sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dsb.
  2. Meninjau melalui dokumentasi prosedur atau aktivitas kerja untuk memastikan apakah prosedur kerja tersebut mudah dipahami oleh staf program.
  3. Membandingkan proses dengan standar yang berlaku, lingkup MonevIn yang telah disepakati, kebijakan mutu organisasi, dan memeriksa prosedur kerja dan laporan kegiatan di lapangan.
  4. Mencatat temuan/ketidaksesuaian yaitu apabila tidak ditemukannya rencana kerja, dokumen yang diperlukan hilang atau kurang, ataupun ditemukan ketidaksesuaian lainnya yang memerlukan perbaikan sesegera

Setelah empat langkah dasar ini dilakukan, maka Monev Internal siap untuk diimplementasikan.

Kegiatan Monev Internal juga dapat dilakukan secara bertahap dalam tiap-tiap periode, misalnya pada periode Monev Internal tahun pertama dilakukan pemeriksaan proses dan kepatuhan terhadap prosedur program yang dijalankan. Kemudian pada periode berikutnya kegiatan Monev Internal dilanjutkan dengan pemeriksaan pada capaian indikator kerja dan review terhadap pekerjaan yang telah dilakukan.

Adanya MonevIn menjamin  terukurnya capaian kerja dari tiap bagian/unit. Data yang diperoleh digunakan untuk melihat pencapaian hasil kerja dan dilaporkan melalui laporan tim MonevIn. Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka dapat diambil langkah-langkah sebagai berikut:

 Ybie

Hal terpenting dan menjadi fokus utama dalam setiap kegiatan MonevIn adalah mencari akar permasalahan dari setiap temuan, sehingga diperoleh catatan ketidaksesuaian yang akurat, sehingga memudahkan manajemen untuk mengambil keputusan dan memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.

 

REFERENSI:

  1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi
  2. Rinda Hedwig (2006). Monitoring dan Evaluasi Internal dalam Penerapan Sistem Penjaminan Mutu. Model Sistem Penjaminan Mutu.

 

 

 

Visit Us On FacebookVisit Us On TwitterVisit Us On YoutubeVisit Us On Instagram