Tiga Cara Mengatur Prioritas Kerja di Organisasi Nirlaba

Prioritis

Sumber :www.potolia.com

Di berbagai artikel, kita mungkin menemukan beberapa tips atau cara untuk menentukan prioritas dalam kehidupan sehari-hari, termasuk dalam lingkungan kerja. Sama halnya di organisasi nirlaba, dengan mengetahui cara menetapkan prioritas kerja, maka kita dapat mengklarifikasi tujuan organisasi, menentukan program dengan kebutuhan yang tinggi, dan membuat berbagai daftar tugas yang harus diprioritaskan.

Namun pada kenyataanya, berbagai cara tersebut dinilai kurang praktis sehingga justru menyulitkan kamu menyelesaikan tugas dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu cara yang dapat mendeskripsikan tujuan secara gamblang, dengan kerangka kerja yang mudah dipahami, dan strategi yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja program. Berikut tiga tips atau cara mudah untuk mengatur prioritas kerja di organisasi nirlaba

METODE # 1: SATU TAHUN DARI SEKARANG

Ibaratkan bahwa hari ini kamu memiliki tiga jalur utama yang mungkin dipilih untuk mencapai tujuan organisasi, namun dalam pengerjaanya kamu hanya memiliki satu waktu yang sama. Sementara itu, kamu sendiri tidak yakin menentukan mana jalur yang memiliki prioritas tertinggi, bagaimana kamu membuat keputusan yang tepat?

Cara pertama adalah dengan membayangkan diri kamu dan organisasi dalam satu tahun dari sekarang.

1. work lifeMengapa?

Dengan membayangkan diri kamu satu tahun dari sekarang, maka secara otomatis kamu akan memikirkan berbagai tujuan yang harus dicapai dalam satu tahun mendatang. Dengan mengetahui tujuan tersebut, kamu akan mengetahui satu tujuan utama yang dapat mendukungmu mencapai berbagai tujuan lainnya, sehingga kamu akan mudah untuk membuat catatan kerja atau program yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Hal yang perlu kamu perhatikan adalah kamu harus mampu mengidentifikasi permasalahan apa yang mungkin muncul selama satu tahun ke depan.

Metode ini dinilai efektif karena kamu dapat memahami kegiatan apa yang mungkin berhasil ataupun tidak, dan metode ini juga membantu kamu dalam menerapkan kerangka prioritas dan memastikan kamu fokus hanya pada program-program yang produktif. Dengan  begitu, kamu dapat segera menentukan langkah yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi.

METODE # 2: THINKING BACKWARDS

Metode Thinking Backwards adalah metode yang dimulai dengan satu tugas yang kamu anggap sebagai prioritas utama untuk diselesaikan dalam satu hari kerja.

Bagaimana cara memulainya?

Langkah mudah untuk memastikannya adalah dengan membandingkannya dengan tugas lain yang juga ada dalam daftar prioritas utama kamu. Perbandingan ini bertujuan agar kamu mengetahui tugas atau pekerjaan mana yang memberikan pengaruh bagi tujuan organisasi secara signifikan. Hal ini bisa dilihat dari timeline kerja yang telah ada.

2. work life

Kekurangan dari metode ini adalah kemungkinan bahwa tim/partner kerja kamu merasa bahwa program yang lain lebih penting dibandingkan program yang kamu pilih. Oleh karena itu, kamu harus dapat memberikan gambaran evaluasi menyeluruh mengapa program yang kamu pilih baik menjadi proritas dan didahulukan.Dengan metode Thinking Backwards, kamu dapat mengevaluasi potensi program yang dikerjakan, termasuk menilai apakah program ini relevan dengan tujuan organisasi.

METODE # 3: BALANCED SCORECARD

Metode yang diprakarsai oleh Robert S. Kaplan dan  David P. Norton ini telah berhasil digunakan untuk menyelaraskan aktivitas bisnis dan visi misi perusahaan. Tidak hanya itu saja, metode ini dapat kamu terapkan dalam dunia organisasi nirlaba.

Manfaat terbesar dari metode Balanced Scorecard terletak pada kemampuannya dalam mengekspos aktivitas dan sasaran program. Apabila kamu tidak yakin dengan program mana yang memberikan pengaruh yang paling signifikan untuk tujuan organisasi, maka mulailah dengan menggambar kerangka sederhana.

Caranya adalah dengan menetapkan tujuan dan hasil realistis yang diharapkan sesuai dengan kemampuan kamu dan tentunya durasi yang dimiliki.

Secara umum, metode ini dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok utama, yaitu:

  • Menentukan perspektif dan sasaran program

Langkah pertama ini bertujuan untuk mencari tahu apa yang benar-benar dibutuhkan untuk keberhasilan program, kemudian buat daftar sasaran dan hasil yang diharapkan dengan capaian yang berkelanjutan, bisa pada akhir hari, minggu, atau bulan.

  • Highlight semua tugas/kegiatan

Untuk menemukan kegiatan dengan tingkat prioritas yang tinggi, kamu harus mampu menjabarkan kegiatan melalui tabel dengan tujuan dan tugas yang jelas. Contohnya sebagai berikut:

5. work life

  • Buatlah Balanced Scorecard

Metode Balanced Scorecard dimulai dengan membuat empat lingkaran yang saling tumpang kemudian tuliskan salah satu tujuan pada masing-masing lingkaran.

3. worklife

Dengan  cara ini, kamu dapat menentukan program mana yang langsung diprioritaskan dan membantu mencapai beberapa sasaran sekaligus. Kamu juga dapat membagi berbagai tugas dengan anggota tim yang lain.

Ketiga metode di atas mengajarkan kita bagaimana mengatur beberapa prioritas program dan menetapkannya sebagai prioritas utama. Alih-alih berfokus pada tugas mendesak tapi tidak relevan, ada baiknya meluangkan waktu untuk mengevaluasi  aktivitas dengan prioritas tertinggi untuk mendapatkan hasil yang optimal.

Referensi:

  1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi
  2. Karola Karlson (2017) dalam artikel 3 Methods to Set Priorities yang di muat di https://www.scoro.com/blog/how-to-set-priorities-guide/

 

Visit Us On FacebookVisit Us On TwitterVisit Us On YoutubeVisit Us On Instagram