YAPPIKA-ActionAid adalah organisasi nirlaba yang telah berkiprah selama 30 tahun di Indonesia yang bekerja untuk advokasi kebijakan dan perbaikan layanan publik di Indonesia. Pada Tahun 2016, resmi bergabung menjadi anggota Federasi ActionAid Internasional. ActionAid adalah federasi organisasi nirlaba yang beranggotakan organisasi-organisasi nirlaba di 45 negara. YAPPIKA-ActionAid memiliki misi yang beririsan, yaitu memerangi kemiskinan dan ketidakadilan. Misi tersebut dilakukan bersama-sama masyarakat.

YAPPIKA-ActionAid mengundang para profesional yang berkompeten, berpengalaman dan berkomitmen untuk mengisi posisi berikut:

Finance & Accounting Officer (FAO) – Jakarta

Gambaran umum peran:

FAO bertanggung jawab akan pelaksanaan seluruh aspek Akuntansi dan Keuangan yang ada di YAPPIKA. Mulai dari persiapan dan review transaksi keuangan, memasukan transaksi keuangan ke dalam system akuntansi YAPPIKA  dan membuat laporan bulanan. FAO bertanggung jawab lebih spesifik terhadap program-program  yang didanai oleh donor. FAO akan membantu Koordinator Program untuk memastikan integritas keuangan dari masing-masing program dan bekerja sama dengan Tim Program. FAO akan bertanggung jawab mengelola keuangan, pelaporan dan kepatuhan dalam menjalankan program, termasuk proses pelaksanaan audit.

Pengelolaan keuangan program:

• Menyiapkan dan memastikan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu, sesuai dengan laporan narasi yang memenuhi persyaratan donor.
• Menyiapkan konsolidasi laporan keuangan tiap kuarter, dan laporan keuangan ad hoc sesuai permintaan Manajer Keuangan dan/atau Koordinator Program.
• Memberikan laporan kepada Manajer Keuangan yang bertanggung jawab dalam pengawasan untuk memastikan kepatuhan dan persyaratan donor.
• Mendukung Manajer Keuangan dalam pemanfaatan analisis keuangan untuk pengelolaan program yang akuntabel.
• Bertanggung jawab dalam memonitor penggunaan anggaran dan mengomunikasikan permasalahan apa pun kepada Tim Program.
• Menindaklanjuti dan melakukan review atas laporan keuangan dari lembaga mitra dan semua pihak yang terlibat dalam program untuk memastikan kepatuhan dengan jadwal laporan dan persyaratan donor.
• Membantu Koordinator Program terkait dengan laporan narasi program dalam hubungannya dengan pengeluaran dan risiko keuangan.
• Bersama dengan Manajer Keuangan mengembangkan pengukuran kinerja keuangan.
• Membuat dan memastikan cash flow program dikelola secara tepat waktu dan cara yang akurat.
• Mengelola keuangan harian, termasuk memproses tagihan/invoice dan menindaklanjuti pembayaran.
• Memfasilitasi proses audit internal dan eksternal dalam kaitan dengan program dan memastikan persyaratan audit dimonitor dalam seluruh program. Bekerja dengan Manajer Keuangan untuk memastikan rekomendasi audit dipenuhi. Memastikan bahwa semua dokumen keuangan disimpan secara layak dan diarsipkan untuk rujukan dan verifikasi selama audit internal dan eksternal.

Permulaan program dan Penutupan Program:

• Mengoordinasikan permulaan pelaksanaan anggaran program dengan Koordinator Program dan Manajer Keuangan.
• Bersama dengan Manajer Keuangan dan Koordinator Program mengembangkan format laporan dan tools lain, serta melaksanakan aspek-aspek keuangan bersama lembaga mitra.
• Memastikan semua lembaga mitra memahami persyaratan keuangan dan memiliki sistem yang berjalan yang memenuhi persyaratan tersebut.
• Mengelola semua dokumen dan aset program dalam persiapan untuk penutupan program.
• Memastikan semua catatan dipelihara dan disimpan.
• Berpartisipasi dalam penutupan program dan penutupan semua kegiatan berkaitan dengan keuangan

Pengelolaan keuangan dan pelaporan:

• Menyediakan informasi dan pelatihan bagi staf keuangan lembaga mitra untuk memastikan kesuksesan keuangan program.
• Melaporkan kepada Koordinator Program terkait permasalahan-permasalahan material, serta mengusulkan tindakan dan monitoring-nya.
• Menanggapi permintaan keuangan dari donor dan merekomendasikan tindakan-tindakan kepada Koordinator Program jika diperlukan.
• Melakukan pengelolaan terhadap kas kecil program.
• Memantau uang muka program di tingkat internal dan lembaga mitra.
• Melakukan pencatatan terkait kontribusi program guna kepentingan pelaporan ke EUD.
• Melakukan monitoring keuangan dan asistensi keuangan ke lembaga mitra secara berkala.
• Memantau aset yang dibeli dari dana program.
• Memastikan lembaga mitra melakukan pencatatan keuangan secara kronologis dan melakukan rekonsiliasi setiap bulan.
• Memastikan pengarsipan dokumen keuangan mitra dilakukan secara rapi dan sistematis.
• Melakukan review terhadap keuangan lembaga mitra dan melakukan komunikasi tertulis kepada mitra jika diperlukan.
• Menyiapkan akun program, jadwal dan analisis (bulanan, triwulanan dan tahunan) bagi Tim Program.
• Menghasilkan laporan program bagi donor sesuai dengan kesepakatan dengan donor.
• Menyiapkan analisis tambahan bagi Tim Program dan Steering Committee.

Perencanaan dan penganggaran:

• Menyiapkan jadwal kegiatan secara rinci, sesuai dengan anggaran dan cash flow.
• Memastikan cost recovery, termasuk biaya overhead dan pajak sepanjang pelaksanaan program.
• Bekerja sama dengan Tim Program menyusun anggaran tahunan dan perencanaan sesuai dengan perencanaan tahunan dan panduan donor.
• Menyiapkan forecasts secara periodik.
• Memberikan asistensi kepada lembaga mitra dalam perencanaan dan pengelolaan anggaran sepanjang program berjalan.

Audit program:

• Berkomunikasi dengan internal dan eksternal auditor dalam perencanaan untuk dan selama dilakukan proses audit.
• Mengelola audit eksternal program dan mendukung Tim Program untuk mengelola audit.

Hubungan dan Peningkatan Kapasitas Mitra YAPPIKA:

• Membantu Mitra YAPPIKA untuk mempersiapkan Anggaran kegiatan.
• Memfasilitasi Kick Off keuangan kepada Mitra terpilih oleh YAPPIKA
• Memberikan pelatihan keuangan dan akuntansi kepada Mitra
• Menerima Laporan Keuangan berkala dari Mitra
• Menyimpan dokumentasi keuangan dari Mitra
• Memeriksa dan memberikan umpan balik terhadap laporan keuangan Mitra
• Membantu dan menjadikan narasumber keuangan apabila diperlukan oleh Mitra.
• Melakuan monitoring dan evaluasi laporan keuangan Mitra.
• Rekonsiliasi laporan keuangan Mitra dengan Laporan keuangan YAPPIKA.

Kualifikasi:

1. Lebih disukai lulusan S1 dari Akuntasi.
2. Berpengalaman 3 tahun bekerja di organisasi nonprofit atau lembaga donor.
3. Memiliki pengetahuan tentang prinsip dan pelaksanaan dari perencanaan dan anggaraan keuangan.
4. Menguasai cara kerja pengelolaan keuangan suatu Lembaga Nirlaba khususnya dalam melakukan review terhadap laporan keuangan Lembaga Mitra Program.
5. Familiar dengan manajemen keuangan program.
6. Memiliki pengalaman sebagai auditor akan lebih diutamakan.
7. Menguasai software akuntansi dan mahir dalam perangkat lunak SAGE ACCPAC.
8. Dapat berkomunikasi secara efektif dan mampu bekerja sama dengan tim.
9. Mahir berbahasa Inggris.
10. Bersedia melakukan perjalanan ke berbagai wilayah kerja program YAPPIKA.

Mohon mengirimkan Surat Lamaran dan CV dengan subjek: FAO_<nama> ke [email protected] paling lambat tanggal 12 Mei 2024. Seluruh pelamar akan dijaga kerahasiaannya. Hanya pelamar yang sesuai dengan kualifikasi yang akan dihubungi dan akan diundang untuk interview.

Mohon untuk menuliskan 3 nama pemberi referensi dari tempat kerja sebelumnya di CV: