Posisi: Admin Assistant Kategori:
Full-time positionBatas
waktu: 9 Januari 2017 Latar BelakangWater.org
adalah sebuah organisasi nirlaba dari Amerika Serikat yang menyediakan solusi
berkelanjutan terhadap krisis air global dan akses terhadap sanitasi yang
layak. Di Indonesia, Water.org sudah mulai memberikan dukungan dalam riset peningkatan
akses pelayanan air dan sanitasi serta perilaku hidup sehat bekerja sama dengan
mitra 1. Lembaga Keuangan Mikro (LKM/Bank), 2. Badan Pengurus Sistem Pengelola
Air Minum dan Sanitasi (BPSPAMS) dan 3. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) 4.
Lembaga atau Perusahaan yang memiliki program dalam peningkatan akses air dan
sanitasi. Untuk program penguatan terhadap Kelompok Pengelola Sistem Air Bersih
Perpipaan Pedesaan atau program Community Based Organization (CBO) Water.org bekerja
sama dengan Asosiasi Kelompok Pengelola Sistem Air Bersih di tingkat Kabupaten
dan stakeholder Kabupaten. Kegiatan
penguatan difokuskan pada rencana pengembangan pelayanan air oleh CBO dan mendorong
agar CBO mampu mengembangkan pelayanan dengan dukungan dari LKM atau perbankan.
Dalam hal ini, CBO akan melakukan program investasi setelah dinilai layak oleh
LKM atau Bank untuk mendapatkan pinjaman investasi pembiayaan sarana air bersih
sesuai dengan program bisnis yang dibuat oleh CBO melalui program penguatan
dari tim CBO Water.org.  Deskripsi PekerjaanWater.org mencari
Admin Assistant yang terampil dan termotivasi untuk mendukung program Water.org
terkait kegiatan operasional kantor maupun memberikan dukungan dalam pelaksanaan
program Water.org. Posisi ini akan berkantor di Jakarta. Admin Assistant akan
memberikan laporan kepada Team Leader. Admin Assistant akan bekerja dengan
staff Water.org dan stakeholder,
seperti: Lembaga Keuangan/Bank, Pemerintah baik di tingkat Nasional maupun di
tingkat Kabupaten, NGO dan lain-lain.Admin Assistant akan
mendukung kegiatan staf terkait dengan administrasi. Tanggung jawab utamanya
adalah sebagai berikut:·       
Mengelola
kegiatan administrasi program sehari-hari.·       
Membantu
dan mendampingi staf program CBO dalam melaksanakan kegiatan workshop.·       
Melakukan
pembayaran dan mengarsip dokumen tersebut.·       
Mengelola
file atau dokumen sesuai arahan
program.·       
Membangun
komunikasi antar staf dan stakeholder.·       
Mengelola
petty cash.·       
Melakukan
review laporan transaksi keuangan. Rincian PekerjaanDalam melaksanakan tugas tersebut, Admin
Assistant akan bekerja sama dengan Water.org
Office Administrator, CBO Program Manager, CBO Team Leader dan staf Water.org,
termasuk di dalamnya:Dukungan Administrasi dan kegiatan
kantor harian ·  Membantu
operasional kantor sehari-hari, termasuk pembukaan kantor, operasional dan penutupan
kantor.·  Menjawab,
mencatat, mengalihkan dan/atau melakukan panggilan kembali telepon dan
mengelola korespondensi masuk dan keluar, termasuk menyampaikan pesan langsung secara
rutin.·  Mendukung
Water.org Office Administrator, CBO Program Manager, CBO Team Leader dan Water.org
Country Director untuk semua inisiatif program yang relevan dan berhubungan dengan
stakeholder;·  Melakukan
pengaturan perjalanan, termasuk pemesanan tiket, pemesanan hotel, pengaturan
transportasi dan kegiatan lainnya yang relevan dengan program CBO.·  Melakukan
mengaturan workshop CBO, mulai dari
persiapan, pelaksanaan sampai dengan pengaturan pasca-acara.· Membuat
dan mengelola sistem pengarsipan dokumen CBO program, termasuk menyusun semua data
personalia, seperti, absesi bulanan dan pengajuan cuti.·  Menyusun
dan melakukan update informasi vendor
(termasuk hotel) dan basis data pihak ketiga/konsultan.· Mempersiapkan
laporan biaya kantor bulanan dan memantau penggunaan perlengkapan kantor dan
alat tulis yang terkait program CBO.·  Mempersiapkan
pengadaan perlengkapan kantor bulanan dan peralatan kantor (jika diperlukan)
terkait program CBO.·  Membuat
laporan kerusakan peralatan kantor untuk ditindaklanjuti dengan perawatan atau
perbaikan yang sesuai.  ·  Tugas
lain seperti yang diminta oleh Supervisor. Keuangan dan SDM·  Mengelola
petty cash untuk kegiatan operasi CBO
program sehari-hari dengan persetujuan CBO Program Manager.·  Mempersiapkan
jurnal petty cash dan melaporkannya
secara bulanan kepada CBO Team Leader sebelum disetujui oleh CBO program
Manager.· Memeriksa
terlebih dahulu laporan pengeluaran dan permintaan dari staf dan menyiapkan
daftar pembayaran sebelum dilakukan inisiasi pembayaran, dan memastikan bahwa
semua faktur dan kuitansi asli disimpan di folder
khusus.·   Membantu
proses perekrutan staf, seperti mengundang kandidat untuk wawancara, dan lain-lain.Terkait dengan semua tugas di atas, Admin
Assistant akan memberikan laporan berkala kepada Office Administrator dan CBO
Program Manager. Kualifikasi·   Sarjana
administrasi, akuntansi, atau keuangan.·   Minimal
2 tahun pengalaman di administrasi/keuangan/manajemen kantor. ·   Mampu
berkomunikasi dengan baik dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.·   Keterampilan
komputer yang baik, termasuk Microsoft Ofice, Microsoft Excel, dan internet.·   Memiliki
kemampuan manajemen kantor yang baik.·   Menunjukkan
kemampuan untuk memberikan hasil kerja yang baik dalam sebuah tim kecil dan
bisa berperan dalam berbagai tugas atau posisi. ·    Bersedia
untuk bepergian dengan intensitas cukup tinggi di wilayah pelosok. Gaji/Kompensasi Ini adalah posisi kontrak 1 (satu)
tahun dengan potensi untuk diperpanjang dan kompensasi yang kompetitif sesuai
dengan pengalaman. Informasi LamaranKandidat yang tertarik dapat
mengirimkan salinan CV dan surat lamaran yang menunjukkan minat ke:[email protected][email protected]  Surat lamaran Anda akan dinilai
setelah diterima. Tidak perlu menghubungi Water.org tentang status lamaran Anda.
Water.org adalah lembaga yang
memberikan kesempatan yang sama. Kami tidak melakukan diskriminasi atas dasar
usia, etnis, jenis kelamin, kebangsaan atau keyakinan agama.