Terdapat empat (4) pokok bahasan penting dalam manajamen aset tetap untuk organisasi nirlaba, yaitu:

1. PEROLEHAN DAN PENCATATAN ASET

Dalam pokok bahasan ini, yang mesti Organisasi lakukan pertama kali yaitu mengenai perencanaan dalam perolehan dan pencatatan aset tetap tersebut. Untuk tahapannya sebagai berikut:

Kriteria Barang yang Dibeli diakui sebagai Aset Tetap atau bukan (PSAK 16 tentang Aset Tetap) yaitu:

• Barang relatif permanen dengan masa manfaat lebih dari 1 tahun
• Barang tersebut bisa Berwujud (secara Fisik) atau Tidak Berwujud (dapat dirasakan manfaat barangnya)
• Dibeli atau dimiliki oleh Organisasi dan digunakan untuk operasional (tidak untuk diperjualbelikan)
• Memiliki harga perolehan yang material berdasarkan kebijakan Organisasi, dan biaya perolehannya dapat diukur secara andal

Berdasarkan klasifikasinya, aset tetap dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Tanah
2. Gedung dan bangunan
3. Inventaris kantor
4. Perabotan kantor (furnitur)
5. Kendaraan
6. Mesin
7. Aset tetap dalam pengerjaan

Permasalahan aset tetap yang umumnya terjadi yaitu:

1. Saat (timing) pengakuan aset, yaitu aset tetap dalam kondisi dan tempat siap dipergunakan
2. Penentuan jumlah tercatat, yaitu pengukuran awal (biaya perolehan dan harga pasar) dan pengukuran setelah pengakuan awal (Cost model dan Revaluation model)
3. Pembebanan penyusutan, Masa manfaat sesuai taksiran manajemen (PSAK 16) dan Masa manfaat sesuai jenis aset yang ditetapkan Keputusan Menkeu (UU PPh)

Untuk menentukan biaya perolehan aset organisasi yaitu berdasarkan harga pembelian aset tetap, biaya-biaya untuk mengirim dan memasang/instalasi aset tetap serta biaya-biaya ikutan kepemilikan barang. Sedangkan untuk menentukan biaya perolehan aset donasi yaitu berdasarkan harga perolehan yang diinformasikan Donatur, nilai wajar/harga pasar pada saat tanggal perolehan atau harga perolehan yang ditetapkan Organisasi sesuai SOP Organisasi.

2. PENYUSUTAN ASET TETAP

Dalam pokok bahasan ini, Organisasi wajib mengetahui bagaimana menyusutkan aset tetap dan mencatatnya. Aset tetap harus disusutkan yaitu sebagai berikut:

1. Masa manfaat lebih dari 1 tahun sehingga perlu informasi nilai yang layak untuk regenerasi asset saat masa manfaat telah berakhir
2. Diketahui nilai buku yang dapat disusutkan
3. Identifikasi asset yang nilainya menurun
4. Kondisi yang menyebabkan penurunan asset tetap (misalnya mudah rusak, using, dll)
5. Penyusutan dilakukan setiap tahun selama masa manfaat asset, dengan beberapa metode penyusutan yang sesuai. Umumnya menggunakan metode penyusutan “Garis Lurus (Straight Line Method)

Faktor yang mempengaruhi penyusutan aset tetap yaitu harga perolehan (acquisition cost), umur ekonomis (useful life), dan nilai residu (book value). Berdasarkan akuntansi komersial (PSAK 16), biaya penyusutan mulai dihitung pada saat aset tetap dalam kondisi dan tempat siap digunakan. Sedangkan berdasarkan akuntansi pajak (UU PPh), yaitu pada saat aset tetap mulai digunakan atau pada bulan dilakukannya pengeluaran kecuali aset tetap dalam proses pengerjaan.

3. PEMELIHARAAN & PENINGKATAN ASET

Dalam pokok bahasan ini, biaya pemeliharaan aset yang dikeluarkan oleh Organisasi dalam periode berjalan, dapat dijadikan biaya maupun kapitalisasi. Kapitalisasi aset tetap yaitu pengeluaran setelah tanggal perolehan awal suatu aset tetap yang memperpanjang masa manfaat atau kemungkinan besar memberi manfaat ekonomi di masa yang akan datang dalam bentuk peningkatan kapasitas, peningkatan mutu produksi, atau peningkatan standar kinerja.

Berikut adalah syarat biaya pemeliharaan yang dijadikan sebagai kapitalisasi aset tetap, yaitu:

• Pengeluaran tersebut mengakibatkan bertambahnya masa manfaat, fungsi, kualitas dan volume asset yang telah dimiliki (renovasi Gedung, turun mesin, dll)
• Pengeluaran tersebut memenuhi Batasan minimal nilai kapitalisasi asset tetap yang telah ditetapkan
• Kapitalisasi asset tetap harus mendapatkan persetujuan Pimpinan Organisasi

4. PENGHAPUSAN ASET TETAP

Tindakan menghapus aset dari daftar barang milik Organisasi berdasarkan Berita Acara Penghapusan Aset Tetap yang disetujui Direktur dan Pengurus, untuk membebaskan pengguna/pengelola barang dari tanggung jawab administrasi dan fisik barang yang berada dalam penguasaannya.

Sebab-sebab penghapusan aset tetap yaitu:

• Aset telah beralih kepemilikan
• Pemusnahan
• Pelelangan
• Sebab lain (rusak berat, hilang, susut, menguap, mencair, mati/cacat berat, tidak produktif, dan force majeur)

Syarat-syarat penghapusan aset tetap, yaitu:

• Rusak dan tidak ekonomis bila dilakukan perbaikan
• Adanya modernisasi, kedaluwarsa
• Mengalami perubahan spesifikasi karena penggunaan
• Lebih menguntungkan bila barang tersebut dihapus karena biaya pemeliharaan lebih besar dari manfaat yang diperoleh