Oleh : Khusuma Ari

Program-program kesejahteraan masyarakat yang diinisiasi oleh lembaga pemerintahan atau melalui lembaga swadaya/ non-goverment organization (NGO) telah banyak dilakukan di Indonesia. Namun dalam pelaksanaanya, acapkali program tersebut dinilai gagal atau tidak sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi ketidakberhasilan suatu program, salah satu diantaranya adalah desain program tidak mencangkup permasalahan yang ternyata lebih kompleks dibandingkan dengan apa yang telah diprediksi. Akibatnya, organisasi tidak dapat memenuhi target yang dicapai dan visi dan misi yang diharapkan tidak terpenuhi.

Suatu program kerja yang baik akan memberikan panduan secara efektif dalam mengontrol dan mengevaluasi berbagai kemajuan sesuai dengan target yang diharapkan. Sebelum mendesain sebuah program dalam suatu organisasi, perlu diketahui bahwa suatu program selalu mempunyai suatu siklus yang dikenal dengan istilah Life Cycle of Management. Siklus ini bersifat berulang dalam pelaksaanan, pengelolaan, hingga berakhirnya suatu program, dan secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut:

Desain program merupakan langkah awal untuk menganalisis situasi, merencanakan strategi dan struktur, serta  menghasilkan persiapan rencana kerja yang matang.

Lalu bagaimana membuat desain program yang baik dan mudah diaplikasikan ?

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat desain program dalam sebuah organisasi, yaitu :

1. Identifikasi Program (Program Identification)

Langkah ini dikenal sebagai metode analisis situasi yang terdiri dari beberapa analisis yang memungkinkan untuk pengembangan ide utama program. Metode ini dibuat dengan membentuk kerangka skala prioritas untuk target program organisasi yang dapat juga digunakan untuk perencanaan jangka panjang.

2. Formulasi Program (Program Formulation)

Langkah selanjutnya adalah formulasi program yaitu proses penggambaran kerangka konsep yang jelas dan terorganisir meliputi beberapa hal, misalnya : apa saja yang harus dicapai, bagaimana hal itu dapat dicapai, sumber daya apa saja yang harus tersedia, dan jangka waktu pelaksanaannya.

3. Perencanaan Kerja (Implementation Planning)

Dalam pembuatan desain program, rencana kerja (Implementation planning) mutlak diperlukan Rencana kerja biasanya disesuaikan sebelum pelaksanaan dan selama pelaksanaan program yang meliputi : jadwal pelaksanaan, sumber daya yang diperlukan, hingga anggaran biaya.

4. Perencanaan Monitoring dan Evaluasi (Planning of Monitoring and Evaluation)

Langkah terakhir adalah Monitoring dan Evaluasi yaitu membandingkan rencana awal dengan apa yang sebenarnya terjadi selama pelaksanaan program. Hal ini dibuktikan dengan melihat kemajuan dan menilai pelaksanaanya program sesuai dengan perencanaan kerja yang telah disusun.

Pengenalan hal dasar dalam pembuatan desain program ini diharapkan dapat membantu organisasi dalam mengembangkan program kerja secara efektif. Adanya rencana yang matang dan jelas diperlukan oleh organisasi untuk mendukung keberhasilan visi dan misi, beserta tujuan organisasi tersebut sehingga memberi nilai yang positif sebagai agent of change untuk kesejahteraan masyarakat.

Tulisan yang lebih lengkap mengenai desain program program ini dapat diunduh  melalui tautan berikut :

DESAIN PROGRAM

Referensi  :

1. PMBOK Guide Book. Program Design and Management : Organization Management. Pathfinder International: CAFS 4th Edition.
2. Ziliac Solution (2012). Basic of Project Planning Module. Ziliac
3. Project Management Methodology Guide Book. City of Chandler. Arizona