Sugiarto Arif Santoso¹

Kesulitan yang sering dihadapi penggiat organisasi adalah bagaimana mengukur keberhasilan kerja-kerja mereka pada periode tertentu secara sistematis. Mereka beranggapan bahwa kerja-kerja mereka sudah maksimal sementara mereka gelisah dengan pertanyaan sudah sampai dimana dan sedang menuju kemana kerja-kerja mereka. Mereka mengatakan sudah melakukan monitoring yang dilakukan melalui rapat-rapat organisasi, dan selalu memantau kerja-kerja staf mereka secara rutin. Kegiatan-kegiatan monitoring tersebut mungkin cukup baik bagi organisasi namun pada kenyataannya belum dapat menjawab mengenai ukuran keberhasilan itu sendiri.

Menentukan ukuran keberhasilan pencapaian program dalam organisasi merupakan hal vital. Oleh karena itu monitoring dalam organisasi selalu melihat pada ukuran keberhasilan suatu pencapaian baik di tingkat output, outcome maupun impact. Baiknya penyusunan ukuran keberhasilan sangat menentukan baiknya organisasi menampilkan kemajuan dan efek yang ditimbulkan dari pelaksanaan program. Dalam kerangka teori dapat dikatakan bahwa monitoring adalah pengukuran atas kemajuan dan efek yang ditimbulkan dari pelaksanaan program dalam organisasi secara periodik dan sistematik.

Dimana letak monitoring dalam kerangka perencanaan dalam organisasi? Sering ditemukan dalam banyak organisasi, bahwa pengiat organisasi tidak memasukkan skema monitoring dalam penyusunan perencanaan. Monitoring dianggap menjadi bagian terpisah dari perencanaan, namun pada saat yang bersamaan mereka berharap hasil monitoring dapat menjelaskan kemajuan pencapaian program dalam organisasi. Pada kenyataannya hasil monitoring tidak berhasil memetakan perubahan-perubahan dari waktu ke waktu, selain itu hasil monitoring cenderung mengalami induksi yang seharusnya dihindari dalam memperoleh bukti-bukti kemajuan program dalam organisasi. Ternyata penjelasan yang banyak atas perkembangan program dalam organisasi tanpa ukuran keberhasilan ataupun penanda penjelasan tersebut tidak terarah dan tidak membantu mencapai tujuan monitoring.

Ukuran keberhasilan program dalam organisasi harus disusun sejak awal, selanjutnya diintegrasikan dalam sistem monitoring. Oleh karena itu perencanaan organisasi mencakup kegiatan menyusun ukuran-ukuran keberhasilan, strategi-strategi program, pembiayaan dan sistem monitoring yang ingin dilakukan. Monitoring dapat diartikan upaya yang dilakukan dalam mengukur kemajuan dan menjadi early warning system bagi organisasi untuk memperbaiki programnya ke depan.

Monitoring yang ideal adalah monitoring yang dilakukan secara periodik dan sistematis. Pada praktiknya, monitoring secara periodik dan sistematik sulit dilakukan secara konsisten. Hal ini terjadi karena mengejar deadline program. Banyaknya program dalam organisasi bukanlah masalah yang sebenarnya, tetapi kapasitas organisasi dalam mengelola waktu dan program ternyata lebih penting untuk ditingkatkan. Hal lain yang umum dijumpai adalah lemahnya kapasitas pegiat organisasi dalam memahami ukuran keberhasilan program dalam organisasi. Hal ini terlihat dalam laporan monitoring yang berasal dari staf, lebih cenderung lemah dalam memahami bagaimana aliran data hingga menjadi bahan monitoring mengamati kemajuan pogram dalam organisasi.