Sugiarto Arif Santoso¹

Salah satu tahap penting dalam monitoring adalah pengumpulan data. Data dapat bersumber dari penerima manfaat baik perorangan, komunitas maupun organisasi; pemangku kepentingan; media; akademisi; dan mitra kerja organisasi lainnya yang terlibat dalam program organisasi. Data umum yang dibutuhkan dari sumber data di atas berkaitan dengan ketepatan waktu dan substansi program, kualitas pelaksana program, dan pemanfaatan program. Sedangkan spesifik data yang dibutuhkan sangat terkait dengan indikator dan target yang telah ditetapkan.

Pengumpulan data sebaiknya melibatkan seluruh individu dan institusi yang berkepentingan dalam proyek. Rencana monitoring dengan melibatkan seluruh individu dan institusi telah tertuang dalam sistem monitoring yang terintegral di dalam perencanaan organisasi. Individu yang terlibat dalam monitoring idealnya menyusun kerangka pengumpulan data sesuai dengan data yang dibutuhkan. Pada institusi yang telah mempunyai unit monitoring dan evaluasi, biasanya unit ini bertugas dalam menyediakan instrumen pengumpulan data yang dibutuhkan serta mempunyai data base data dan informasi yang terintegrasi dengan data-data lainnya dalam organisasi.

Dalam sistem monitoring juga penting diperhatikan adalah sumber-sumber verifikasi dan metode yang digunakan dalam pengambilan data. Sumber verifikasi adalah bukti-bukti pendukung kemajuan dan efek yang timbul dari pelaksanaan program. Sumber verifikasi dapat berupa catatan, laporan, data statistik, hasil wawancara, kliping koran, hasil survey dan lain sebagainya. Sumber verifikasi yang dipilih tergantung pada indikator yang sedang dimonitor. Selanjutnya menentukan sumber verifikasi dengan mempertimbangkan aspek biaya dan komplesitas dalam pengumpulan data.

Semakin kecil kompleksitas pengumpulan datanya semakin kecil biayanya. Lihat misalnya catatan administrasi ataupun laporan-laporan manajemen. Sumber verifikasi ini tidak memerlukan komplesitas yang tinggi, tidak memerlukan untuk mengkontrak seorang konsultan profesional untuk mengerjakannya. Sehingga biaya yang dikeluarkan juga tidak besar. Demikian juga dengan sumber verifikasi dengan komplesitas yang tinggi, misalnya melakukan survey yang sudah tentu melibatkan responden dan kunjungan lapangan. Verifikasi seperti ini memerlukan dana yang cukup besar untuk merekrut tenaga pengumpul data lapangan yang cukup besar. Biasanya monitoring untuk program dengan skala penerima manfaat dan lokasi yang kecil tidak memerlukan biaya yang besar sehingga dapat memilih sumber verifikasi dengan komplesitas yang rendah. Sedangkan program dengan skala program yang besar kemungkinan mengalokasikan dana yang memadai untuk melaksanakan verifikasi dengan kompleksitas yang tinggi.

Metode pengumpulan data merupakan suatu cara mendapatkan data atau informasi yang berasal dari individu ataupun institusi. Beberapa metode pengumpulan data yang sering digunakan dalam monitoring sebagai berikut:

• Review dokumen atau study literature;
• Survey;
• Wawancara;
• Diskusi komunitas;
• Observasi;
• Mendengar perbincangan;
• Brainstorming;
• Percakapan informal;
• Pemetaan;
• Dan lain sebagainya.

Sebelum pengumpulan data dilakukan disarankan melakukan analisis situasi. Pentingnya analisis situasi antara lain; (1) memberi pemahaman pengumpul data mengenai dinamika penerima manfaat dan stakeholder; dan (2) membantu memberi klarifikasi mengenai kondisi sosial, ekonomi, budaya dan politik. Analisis situasi dapat dilakukan dengan diskusi refleksi melibatkan individu yang terlibat dalam kegiatan. Tahapan ini dapat dilakukan seiring dengan mendiskusikan instrumen pengumpulan data dan teknis pengelolaan pengumpulan data.