Tinjauan dokumen (document review) merupakan cara mengumpulkan data dengan melakukan pemeriksaan kembali dokumen yang ada. Dalam hal ini, peninjuan dokumen dilakukan pada dokumen-dokumen yang bersifat internal dan ekternal terhadap suatu program atau organisasi nirlaba.

Dokumen-dokumen organisasi ini bisa dalam bentuk cetak (hard copy) maupun dalam bentuk elektronik (soft copy) meliputi laporan kegiatan, log book program organisasi, proposal pendanaan, dan sebagainya.

Kapan sebaiknya kamu menggunakan peninjauan dokumen sebagai evaluasi organisasi?

1. Tinjauan dokumen dapat digunakan ketika auditor ingin mengumpulkan informasi mengenai latar belakang organisasi. Peninjauan dokumen akan sangat membantu untuk memahami sejarah, visi, hingga karakter organisasi
2. Tinjuan dokumen digunakan untuk menentukan apakah implementasi dari program organisasi mencerminkan rencana program. Dengan adanya ulasan dari dokumen, dapat mengungkapkan perbedaaan antara tujuan program dan implementasi program yang sebenarnya.
3. Tinjauan dokumen juga dapat digunakan apabila auditor membutuhkan informasi untuk mendukung alat pengumpulan data lainnya seperti wawancara/interview. Dengan melakukan peninjuan dokumen yang ada, auditor dapat lebih memahami program dan organisasi nirlaba
4. Tinjauan dokumen diperlukan untuk menjawab berbagai pertanyaan yang mungkin muncul ketika proses evaluasi. Dokumen dianggap sebagai data yang rill/valid untuk membuktikan berbagai kegiatan yang mungkin sudah dilakukan oleh suatu organisasi nirlaba.

Bagaimana cara melakuan peninjauan dokumen untuk organisasi nirlaba?

1. Melakukan kajian dokumen yang telah ada. Kajian ini diartikan sebagai ekplorasi jenis dokumen dan menentukannya dalam menjawab pertanyaan evalusi yang diajukan.
2. Menjaga kerahasiaan dokumen. Dalam hal ini mungkin saja dokumen yang akan ditinjau bersifat rahasia. Tentu saja, sebelum kamu dapat melakukan evaluasi maka harus mendapatkan izin penggunaanya, sebelum akhirnya dapat dilakukan evaluasi. Kamu mungkin membutuhkan kerja sama antara stakeholder dan ahli hukum untuk mengidentifikasi dokumen jenis ini, terlebih apabila dokumen ini bersifat sangat rahasia.
3. Gunakan panduan evaluasi tinjauan dokumen. Hal ini akan sangat membantu apabila dokumen yang harus kamu periksa dalam jumlah yang banyak. Dengan menggunakan panduan ini, kamu dapat meminimalisir kesalahan pemeriksaan dokumen. Panduan ini bisa dalam bentuk checklist atau dikelompokkan berdasarkan pertanyaaan evaluasi.
4. Pahami mengapa dan bagaimana dokumen tersebut dibuat. Dalam kegiatan ini, kamu perlu menanyakannya kepada penanggung jawab dokumen, sehingga penanggungjawab dokumen juga paham pada konteks pembuatan dokumen.
5. Tentukan akurasi dokumen. Penentuan akurasi dokumen membutuhkan dokumen pembanding yang mengandung informasi serupa. Hal ini untuk memvalidasi bahwa dokumen yang dibuat benar adanya.
6. Rangkum/ringkas informasi dari dokumen yang ditinjau. Membuat rangkuman dokumen dapat dilakukan dengan membuat formulir evaluasi. Formulir ini berisi jenis dokumen, referensi dokumen, dan fokus utama dokumen. Adanya formulir ini akan sangat membantu untuk mengkompilasi dan menganalisi temuan dari peninjauan evaluasi yang kamu lakukan.

Sumber: www.chaneyfinancialgroup.com

 Manfaat  pengumpulan data dengan tinjauan dokumen

1. Relatif murah karena hanya menggunakan dokumen yang sudah ada
2. Sumber informasi mempunyai latar belakang yang bagus
3. Proses evaluasi peninjuan dokumen tidak menggangu kegiatan organisasi lainnya karena dapat dilakukan secara terpisah.
4. Memberikan gambaran bagi para auditor terhadap program yang mungkin tidak dapat dilihat secara langsung.
5. Temuan yang dhasilkan dari peninjuan dokumen dapat menjadi penilaian tersendiri karena berkaitan dengan kelengkapan dokumentasi organisasi.

REFERENSI:

1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi.
2. McNamara C. Data Collection Methods for Evaluation: Document Review. Authenticity Consulting, LLC . Available https://www.cdc.gov/healthyyouth/evaluation/pdf/brief18.pdf