Latar Belakang

PUSKAPA adalah sebuah lembaga think tank  di Universitas Indonesia (UI) yang melakukan riset, advokasi, pengembangan kapasitas, dan uji coba program untuk memperbaiki kualitas kesentosaan anak, kaum muda, dan kelompok rentan di Indonesia. PUSKAPA bekerja dalam membantu dan mengadvokasi pembuat kebijakan dan masyarakat sipil tentang solusi inklusif yang menciptakan kesempatan yang sama untuk semua anak dan populasi rentan.

PUSKAPA didorong oleh data, interdisipliner, dan efektif dalam mengkomunikasikan solusi berbasis bukti untuk masalah kompleks yang memengaruhi anak-anak dan individu yang rentan. Bagi pembuat kebijakan di Indonesia, PUSKAPA adalah mitra yang dapat membantu upaya mereka dalam meningkatkan akses anak-anak dan populasi rentan terhadap kesehatan, pendidikan, perawatan sosial, dan perlindungan. PUSKAPA melakukannya melalui penelitian, peningkatan kapasitas, advokasi, dan pengelolaan program.

Dalam menjalankan organisasinya, PUSKAPA didukung oleh tiga unit atau divisi kerja yang saling bersinergi yaitu Technical yang terdiri dari  Researcher dan Program Implementator, Finance dan Operations. Seiring dengan semakin banyaknya projek yang dilakukan PUSKAPA kebutuhan sumber daya yang mendukung semakin meningkat. Untuk saat ini, PUSKAPA mencari tenaga kerja penuh waktu yang berkualitas yang dapat membantu tim Operations khususnya dalam mengelola administrasi proyek.

Ruang Lingkup

Di bawah bimbingan dan pengawasan Administration Officer dan didukung General Affair Officer, Project Administration Assistant bertanggung jawab memberikan dukungan kepada tim proyek dan tim operations untuk menyiapkan, memantau, mengelola administrasi dan mendokumentasikan setiap aktivitas kegiatan proyek dan operasional di PUSKAPA.

Tugas & Tanggung Jawab

1. Mendukung anggota tim proyek terkait fungsi administratif seperti namun tidak terbatas pada menyiapkan surat, scan dokumen, fotokopi, pengetikan dokumen, dan menyusun arsip dokumen.
2. Membuat jadwal kegiatan proyek, menyusun dan menyimpan dokumen administrasi proyek.
3. Melacak dan memantau kegiatan proyek agar sesuai dengan tenggat waktu.
4. Menyiapkan dokumen pendukung transaksi pembayaran kegiatan/proyek.
5. Berkoordinasi dengan tim Logistik & Pengadaan/General Affair, dan Technical untuk kebutuhan proyek mencakup akomodasi, transportasi, dan mengatur acara/pertemuan.
6. Membuat dan merekap data kegiatan proyek mencakup absensi, data  peserta/pemateri/fasilitator, dan data kegiatan lainnya.
7. Menyusun laporan kegiatan proyek (non technical).
8. Membantu General Affair & Administration Officer berkaitan dengan kegiatan operasional PUSKAPA.

Kualifikasi

1. Minimal lulusan D3 di bidang Administrasi/Perkantoran/ Manajemen atau sejenisnya.
2. Mempunyai pengalaman kerja minimal dua tahun.
3. Dapat mengoperasikan Microsoft Office (Ms.Word & Ms. Excel), Google Office (Google docs & Google Sheet) dan Google Drive serta familiar dengan Internet.
4. Memahami kegiatan administrasi seperti surat menyurat, kearsipan, dan mengelola kegiatan/acara/pertemuan.
5. Mampu bekerjasama dalam tim, komunikatif dan mempunyai inisiatif.
6. Memiliki keinginan belajar yang tinggi, disiplin dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas.

Periode Pekerjaan

Project Admin  akan bekerja secara penuh waktu di kantor PUSKAPA. Periode pekerjaan  mulai 1 Juli 2024 – 31 Oktober 2024 (terbuka kemungkinan diperpanjang).

Tata Cara Melamar

Mengirimkan surat lamaran dan CV atau Resume terbaru ke email: [email protected] dengan subject email: Project Admin Assistant  2024 – Nama Lengkap.

Penutupan : 20 Juni 2024 pukul 18.00 WIB.

Hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi yang akan dihubungi untuk wawancara.