Kerangka KerjaKonsultan Online Monitoring and
Information SystemProgram SETAPAK-2 – The Asia
Foundation Latar BelakangProgram SETAPAK
2 merupakan sebuah program yang bertujuan untuk mengurangi angka deforestasi
dan degradasi dan menurunkan emisi gas rumah kaca, melalui peningkatan tata
kelola hutan dan lahan di Indonesia. Program ini dilaksanakan oleh The Asia
Foundation (TAF) dengan dukungan dari United Kingdom Climate Change Unit
(UKCCU). Dalam pelaksanaannya, Program SETAPAK 2 bekerjasama dengan berbagai
LSM sebagai mitra lokal. Kerja sama dengan mitra lokal ini merupakan salah satu
strategi advokasi untuk peningkatan transparansi dan akuntabilitas, perbaikan
kebijakan di bidang tata kelola hutan dan lahan, penguatan penegakan hukum dan
hak-hak masyarakat sekitar hutan, serta peningkatan pengetahuan masyarakat yang
terkait dengan tata kelola hutan dan lahan.  Program SETAPAK
2 merupakan kelanjutan dari program sebelumnya, yang telah berakhir di bulan
Juli 2015 lalu. Dengan jumlah mitra yang mencapai lebih dari 40, sistem
pelaporan dan pemantauan kegiatan mitra-mitra TAF menjadi suatu hal yang rumit
dan perlu perbaikan. Belajar dari pengalaman dalam pelaksanaan SETAPAK 1, The
Asia Foundation merasakan pentingnya adanya suatu sistem pengelolaan informasi
dan pelaporan guna mendukung kegitannya. Sistem ini akan
berfungsi untuk memperkuat kapasitas pengelolaan informasi dan pelaporan untuk
team SETAPAK 2 (TAF) dan mitranya, konsultan akan membuat desain dan membangun
perangkat lunak yang komprehensif untuk mengelola pelaporan, informasi,
pelacakan dan pemantauan ekstensif yang akan menunjang fungsi monitor dan
evaluasi dalam organisasi untuk memastikan kontrol kualitas dan perbaikan
korektif jika diperlukan. Sistem Monitoring dan Evaluasi online akan dikelola
secara khusus yang berfungsi untuk mengelola data dan melakukan validasi sistem
serta pengujian proses input data dengan benar. Sistem
Monitoring dan Evaluasi  akan berbasis Web (Web Based) dengan bahasa
pemrograman dan database yang bersifat Open Source/Free, sehingga diharapkan
TAF tidak perlu lagi membeli software-software pendukung guna mengaplikasikan
sistem tersebut. Dengan penggunaan Teknologi Web Based, akan memudahkan
penggunaan sistem tersebut dalam suatu jaringan Client-Server, yang menggunakan
basis Internet/Online. Sistem ini harus
 dirancang dengan memperhatikan kemudahan penggunaan bagi user (user
friendly), di mana Menu dan Fasilitas yang terdapat dalam sistem. Oleh karena
itu perlu klasifikasi capaian per mitra, output program, indikator program dan
capaian serta pembagian user/pengguna nya. Selain itu system ini juga harus
mampu mengaitkan antara kondisi keuangan mitra dengan kegiatannya. Hal ini akan
mempermudah dan mempercepat proses manajemen monitoring dan valuasi dari tahun
ke tahun di TAF yang terangkum dalam suatu data/grafik statistik. Dalam
pelaksanaannya konsultan akan berkomunikasi intensif dengan Program Office TAF. Ruang Lingkup Pekerjaan
Konsultan
sistem ini haruslah memiliki pengalaman dalam melakukan pengelolaan entri data
skala besar dan harus mampu untuk menjaga kualitasnya . Berikut adalah beberapa
kegiatan yang diantisipasi akan dilakukan :

• Sistem harus
  memiliki fitur keamanan yang kuat dan sistem parameterisasi penuh
• Sistem harus
  memiliki mekanisme akses mudah untuk mengintegrasikan dengan aplikasi pihak
  ketiga.
• Sistem harus user
  friendly, mampu bekerja dalam bandwidth rendah dan bebas dari bug.
• Vendor Sistem
  harus menyediakan pedoman teknis dan pengguna.
• Sistem harus
  menyediakan berbagai tingkat akses ke database: administrator, membaca,
  menulis.
• Sistem harus
  memungkinkan pengguna untuk mentransfer data dari database lain dan file Excel
  ke database SQL, dan untuk mengekspor data ke format lain, termasuk namun tidak
  terbatas pada Excel dan CSV.
• Sistem harus mampu
  untuk mengolaborasi managemement proyek dan melaporkan modul.
• Sistem harus mampu
  untuk mengakomodasi dan mencatat alur workflow mitra.
• Sistem harus
  berisi pemantauan dashboard untuk setiap kegiatan mitra dan antar mitra.
• Sistem harus
  mengakomodasi laporan keuangan yang dapat diekspor ke csv / xls dasar
  spreadsheet.
• Pengembang Sistem
  harus menyediakan semua alat, pelatihan dan pemeliharaan yang diperlukan untuk
  penggunaan yang efektif dari Sistem tersebut. 

Deliverable

• Sistem
  Monitoring and Information (online)
• Database
  entry
• Konsultan harus
  mengembangkan dan menyediakan setup aplikasi untuk end user.
• Pelatihan penggunaaan aplikasi / software untuk untuk administrator, pengembang dan pengguna (TAF dan mitra SETAPAK 2)
• Pedoman
  teknis dan penggunaan sistem.
• Dokumentasi
  sistem
• Pemeliharaan
  sistem
• Upgrade sistem
• Pemantauan dan
  asistensi berkala

Waktu
Keseluruhan aktivitas ini akan berdurasi selama satu
tahun , dimulai dari April 2016 dan akan berakhir pada Maret 2016.
 
Kriteria
Pelamar
harus melampirkan dokumen berikut dalam satu (1) file pdf, dan besar file
maksimal 5 MB:

• Cover Letter atau
  resume tentang bagaimana anda memenuhi kriteria seleksi
• Program dan
  budget description
• CV calon
  pelaksana proyek.
• Untuk pelamar
  yang merupakan perusahaan wajib menambahkan copy akta perusahaan
• Gambaran tentang
  metodologi serta tools yang digunakan
  untuk pelaksanaan proyek ini, komposisi team, workplan singkat dengan jumlah
  hari, dan estimasi anggaran.
• Contoh laporan kegiatan
  yang pernah dibuat

 Lamaran
TAF
berencana untuk mengadakan bidders
conference yang bertujuan untuk memaparkan tentang detail dari kegiatan evaluasi.
Bidders Conference akan dilakukan di
kantor TAF pada tanggal 5 Februari 2016. Bagi yang berminat dapat mengirimkan
email yang menyatakan kesediaan dan ketertarikan ke alamat email berikut [email protected] (cc ke [email protected]) dengan mencantumkan subyek: [Pernyataan
Berminat Konsultan MIS] [nama lembaga] paling lambat tanggal 30
Januari 2016, pukul 17.00 WIB.
 
Setelah
mengikuti bidders conference, pelamar
yang berminat dapat mengirimkan email proposal dan anggaran ke [email protected] (cc ke [email protected]) dengan subyek: [Konsultan MIS SETAPAK 2] [nama
lembaga]  paling lambat tanggal 12 Februari 2016, pukul 17.00 WIB.
Terima
kasih atas perhatiannya.