Tentang INFID

International NGO Forum on Indonesian Development (INFID) adalah organisasi masyarakat sipil yang berjuang untuk pembangunan Indonesia sejak 1985. INFID bekerja untuk mewujudkan demokrasi, kesetaraan, keadilan sosial dan perdamaian serta terjamin dan terpenuhinya Hak Asasi Manusia di tingkat nasional (Indonesia) dan ditingkat global. INFID bekerja berlandaskan keberagaman, tanpa memandang suku, agama, ras, warna kulit, kewarganegaraan, dan kemampuan fisik. Fokus pada kompetensi dan semangat beradvokasi, serta berkolaborasi.

INFID memiliki 3 (tiga) area of concern: 1)  HAM dan Demokrasi, mengawal dan memastikan proses reformasi di Indonesia berjalan secara demokratis dan menghormati serta memenuhi prinsip-prinsip hak asasi manusia, 2) Tujuan pembangunan Berkelanjutan, memperkuat proses dan hasil pembangunan di Indonesia, 3) Penurunan Ketimpangan, menjawab tantangan dan pemerataan Pembangunan di Indonesia.

INFID saat ini membuka lowongan untuk posisi STAF ADMIN dengan tugas pokok sebagai berikut:

Tugas Pokok

Mengelola arsip kelembagaan termasuk melakukan koordinasi, pelaporan kegiatan dan  mendukung kelancaran administrasi program dan logistik.

Peran & Tanggung Jawab

1. Administrasi Kelembagaan (dengan bobot 30%)

• Melakukan kegiatan administrasi dan teknis (menyiapkan dan mengarsipkan dokumen, notulensi, pengajuan budget kegiatan, dan lain-lain yang berkaitan dengan administrasi kelembagaan)
• Menyusun dan mengelola dokumen kelembagaan (SK, akta notaris, surat menyurat, notulen rapat mingguan dan bulanan, dan lain-lain yang berkaitan dengan arsip kelembagaan).
• Bertanggung jawab dalam pengelolaan data lembaga baik fisik maupun digital

2. Administrasi Program & Logistik (dengan bobot 70%)

• Membantu penyusunan jadwal kegiatan dan logistik program.
• Membuat dan melakukan kegiatan logistik program diantaranya menyiapkan Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) dengan vendor, surat penawaran, membuat surat kuasa, membuat surat keterangan penelitian, bidding & invoicing, permintaan form pengadaan serta permintaan cash advance untuk kegiatan.
• Membuat dan melakukan lingkup kegiatan administrasi seperti absensi kegiatan / daftar hadir, dokumentasi, reimbursement, konsumsi dan dokumentasi.
• Menjalin komunikasi dengan pihak terkait seperti konsultan, peserta kegiatan, pembicara, dan lain-lain.
• Mewakili INFID di kegiatan jika diperlukan.

Kualifikasi

1. Pendidikan: Gelar Sarjana S1 di bidang Administrasi, Manajemen, atau bidang terkait.
2. Pengalaman minimal 2 tahun dalam peran administrasi kelembagaan, program dan logistik.
3. Memiliki keterampilan Administrasi: Pengetahuan dan keterampilan dalam manajemen administrasi dan pengelolaan dokumen.
4. Mampu menyusun dan mengelola dokumen surat jalan logistik seperti surat jalan, bukti penerimaan barang, dan mampu membuat Surat Perjanjian Kerjasama dengan Vendor.
5. Berpengalaman dalam  prosedur pengelolaan arsip  yang baik sesuai standar dan best practice termasuk pengklasifikasian penyimpanan arsip.
6. Memiliki keterampilan Komunikasi: Keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik dalam bahasa Indonesia dan Inggris.
7. Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) dan aplikasi pengelolaan dokumen yang baik
8. Memiliki keterampilan Interpersonal: Kemampuan untuk bekerja secara efektif dalam tim dan membangun hubungan kerja yang baik dengan berbagai pemangku kepentingan.
9. Memiliki kemandirian dan Inisiatif: Kemampuan untuk bekerja secara mandiri, mengambil inisiatif, dan menyelesaikan tugas-tugas dengan tepat waktu dan akurat.
10. Memiliki kemampuan untuk menyusun, mengelompokkan dan mengatur arsip dengan sistem yang tersusun baik dalam bentuk fisik maupun digital.
11. Memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam menjaga kerahasiaan arsip, terutama yang bersifat sensitif dan penting bagi organisasi.
12. Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik
13. Memiliki kemampuan analisis data serta kemampuan untuk menulis laporan dengan jelas dan tepat serta mengetahui tentang format laporan yang tepat sehingga mudah diterima dan dipahami oleh pihak yang berkepentingan.
14. Memiliki Keterampilan IT dasar untuk menunjang kerja
15. Memahami dan memiliki perspektif GEDSI kuat: memiliki pemahaman dan pengetahuan yang baik mengenai Gender Equality, Disability & Social Inclusion.
16. Diutamakan memiliki pengalaman bekerja dengan LSM/ NGO.

Indikator Keberhasilan Kinerja

1. Kegiatan program berjalan baik dan berkualitas dengan dukungan administrasi yang baik
2. Semua dokumen logistik terdokumentasi dengan lengkap, rapi dan tersimpan dengan baik.
3. Arsip / dokumen lembaga (akta kelembagaan) tersusun dengan rapi dan mudah ditemukan dengan memperhatikan penyusunan klasifikasi dokumen menggunakan subject atau nomor yang jelas dalam tata kelola  penyimpanan, pengelompokan dan distribusinya.
4. Keamanan arsip/dokumen kelembagaan terjaga kerahasiaannya baik secara fisik maupun digital.
5. Terjalin kolaborasi dan komunikasi yang baik antar semua pihak terkait dalam persiapan rapat maupun penyusunan laporan administrasi program.
6. Notulen rapat disusun dengan baik dan disusun dengan format yang sesuai serta penulisan notulen memuat poin-poin penting dengan jelas sehingga mudah diterima dan dipahami oleh pihak yang berkepentingan.
7. Laporan berkala disusun dan disampaikan tepat waktu sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan serta memuat poin-poin penting dengan jelas sehingga mudah diterima dan dipahami oleh pihak yang berkepentingan

Cara Melamar:

Bagi pelamar yang berminat silahkan untuk mengirimkan CV dan surat lamaran Anda ke :  https://s.id/Staf-Admin-INFID,  paling lambat tanggal 21 Mei 2025. Hanya kandidat yang memenuhi syarat yang akan dihubungi untuk proses seleksi lebih lanjut.

Kami mendorong perempuan dan penyandang disabilitas yang memenuhi kualifikasi untuk melamar. INFID berkomitmen untuk memberikan kesempatan yang setara dan mendukung keberagaman untuk menciptakan lingkungan kerja yang inklusif.