Kegiatan evaluasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari upaya apa pun yang telah terprogram. Produk fisik dari sebuah evaluasi akan terlihat pada laporan tertulisnya. Laporan tertulis harus disusun oleh seseorang  atau tim evaluator, sehingga hasil evaluasinya dapat didistribusikan dengan baik kepada orang atau pihak lain.

Tentu saja, sebuah laporan evaluasi haruslah tersusun dengan sistematis, dengan konteks yang jelas, ringkas, dan mampu mengkomunikasikan semua aspek dalam organisasi.

Sebuah laporan evaluasi harus memiliki minimal 8 (delapan) aspek, diantaranya :

1. Ringkasan laporan evaluasi; merupakan bagian yang singkat, biasanya  terdiri dari dua halaman atau kurang yang dicantumkan di awal laporan yang berfungsi untuk memberikan gambaran singkat tentang program dan hasil evaluasi. 

2. Latar belakang dan tujuan; meliputi latar belakang evaluasi, tujuan evaluasi, dan deskripsi singkat program organisasi.

3. Metode evaluasi; meliputi metode pengumpulan data, sumber data dan prosedur pengambilan data/ deskripsi responden, teknik pengolahan dan analisis data, serta keterbatasan data. Pada bagian metode, kita diharapkan dapat memaparkan metode secara detail sehingga memungkinkan orang lain dapat mereplikasikan metode yang kita terapkan. Jangan lupa untuk mencantumkan informasi terkait waktu, frekuensi pengumpulan data, dan metode pengumpulan data yang dilakukan (kuisioner, wawancara, document review, dll)

4. Hasil; mencangkup data yang telah dianalisis. Dalam memaparkan hasil diharapkan dapat menampilkannya secara ringkas tanpa banyak penafsiran. Pertimbangkan untuk menggunakan tabel/diagram, selain itu juga dapat digunakan ilustrasi/foto untuk memberikan penekanan terhadap hasil yang diperoleh.

5. Diskusi hasil; dalam bagian ini kamu dapat memberikan penjelasan terhadap hasil yang diperoleh. Hal ini didukung dengan referensi, pengungkapan pendapat, dan penafsiran data. Apabila temuan yang diperoleh dari analisis hasil tidak sesuai dengan yang diharapkan, kamu dapat menambahkan referensi lainnya untuk mendukung temuan atau memberikan alternatif apabila program lain menemukan permasalahan yang serupa. 

6. Kesimpulan dan rekomendasi; pada bagian ini tidak diperkenankan untuk memberikan informasi baru tetapi harus menyajikan kembali temuan yang sudah didapatkan secara ringkas. Dalam halaman ini, kamu dapat membuat rekomendasi mengenai program, keefektivitas program, saran untuk perbaikan, hingga perubahan kebijakan berdasarkan hasil yang diperolah.

7. Referensi; menampilkan kutipan lengkap dari berbagai sumber yang diperoleh yang mendukung laporan evaluasi yang telah dibuat. Referensi biasanya diperoleh dari jurnal ilmiah, laporan evaluasi program organisasi sebelumnya, hingga buku panduan evaluasi. 

8. Lampiran; apabila kamu menginginkan orang lain dapat mereplikasi laporan evaluasi dan menjadikannya sebagai referensi. Kamu dapat melampirkan salinan data (misalnya, data kuisioner atau protokol wawancara).

Dengan demikian, untuk dapat melakukan pembaharuan program dalam suatu, perlu untuk dapat menyampaikan hasil evaluasi secara baik dan sistematis, karena hasil evaluasi ini digunakan sebagai acuan yang tidak dapat ditinggalkan. Oleh karena itulah, seorang staf organisasi nirlaba perlu untuk memahami penyusunan laporan evaluasi program.

Untuk memudahkan kamu dalam menyusun suatu laporan evaluasi, kamu dapat menggunakan evaluation report checklist yang dapat kamu download melalui tautan di bawah ini:

Evaluation Report Checklist

REFERENSI:

1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi.
2. Shenson HL. How to Making Report of Evaluation. San Diego, CA: Lexington Books & University. Available at https://www.cdc.gov/healthyyouth/evaluation/pdf/brief11.pdf