Siklus dan Tahapan Pengelolaan Anggaran
Sumber : https://www.osbm.nc.gov/budget/budget101
Bagi suatu organisasi nirlaba, anggaran dikategorikan sebagai suatu hal yang krusial.Perencanaan anggaran tidak hanya sistematis, tetapi juga harus teliti mengingat anggaran memfasilitasi keseluruhan program dan aktivitas organisasi.
Idealnya, dalam menyusun suatu perencanaan anggaran, organisasi nirlaba harus memperhatikan beberapa kriteria seperti:
- Angggaran sebagai suatu terjemahan dari rencana strategis organisasi, termasuk rencana anggaran tahunan dan rencana anggaran jangka panjang yang sesuai dengan tujuan pendirian dan misi organisasi.
- Anggaran disusun secara partisipatif, artinya seluruh komponen dianggap penting dalam memberikan kontribusi dalam berjalannya suatu organisasi nirlaba, termasuk penyusunan anggaran. Sehingga informasi terkait anggaran menjadi dokumentasi bersama. Misalnya dalam proses penerimaan dan pengeluaran anggaran.
- Anggaran dimonitor dan evaluasi secara periodik, karena bisa saja anggaran perlu direvisi sesudahnya dengan tujuan dapat menjadi panduan pelaksanaan kegiatan dengan lebih baik dalam artian anggaran mencerminkan lebih mendekati kondisi nyata.
Apakah kamu tahu bahwa anggaran juga mempunyai siklus tersendiri?
Ya, kenyataan dalam suatu organisasi baik bisnis maupun nirlaba sama-sama memiliki suatu siklus yang dikenal dengan istilah Siklus Anggaran (Budget cycle). Siklus anggaran ini merupakan jangka waktu/masa mulai direncanakannya suatu anggaran hingga saat perhitungan anggaran. Perencanaan ini ditetapkan oleh dewan pendiri/pembina, pimpinan lembaga, disertai dengan adanya dokumentasi lengkap mengenai pencapaian angaraan, sumber daya yang dmiliki, dan hal-hal lain yang dianggap perlu untuk menetapkan besaran maksimum yang diserap oleh organisasi.
Secara skematis struktur siklus anggaran adalah sebagai berikut:
Tahapan Penyusunan Anggaran
Berdasarkan siklus anggaran (budget cycle) tersebut, memungkinkan organisasi nirlaba untuk menyusun anggaran dengan memperhatikan tahapan-tahapan berikut:
Tahap Persiapan (Preparation)
- Pemberian arahan berdasarkan Rencana Strategis Organisasi
Hal ini dapat disampaikan melalui pimpinan organisasi/ dewan pembina organisasi dengan memberikan pandangannya mengenai berbagai peluang serta kemungkinan/arahan stategis terkait kegiatan yang akan dilakukan
2. Usulan/Masukan dari tingkatan unit kerja/program
Arahan dari pimpinan organisasi/dewan pembina akan ditindaklanjuti oleh unit kerja/program melalui pengajuan disain program yang dilengkapi dengan estimasi biaya yang diperlukan. Selain itu, dibutuhkan juga indikator pencapaian untuk memudahkan proses monitoring dan evaluasi.
Dalam mengembangkan anggaran dibutuhkan pula sifat fleksibiltasnya, yang dikenal dengan Anggaran Fleksibel. Anggaran yang menyesuaikan (flexes) untuk perubahan volume aktivitas dengan jumlah rupiah yang dianggarakan. Anggaran ini sangat bermanfaat untuk mengendalikan biaya produksi dan beban operasi.
Fleksibilitas anggaran ini disusun berdasarkan pola perilaku biaya berupa biaya tetap dan biaya variable sehingga dapat membantu dalam membuat perbandingan dengan lebih valid karena besarnya tingkat pengeluaran dan pendapatan dapat teridentifikasi dengan baik dengan analisis yang terperinci terkait bagaimana setiap biaya dipengaruhi oleh perubahan-perubahan kegiatan organisasi.
Anggaran fleksibel memiliki karakteristik sebagai berikut :
- Disusun untuk suatu rentangan aktivitas dan bukan untuk satu tingkat aktivitas saja.
- Memberikan dasar yang dinamis untuk membuat perbandingan-perbandingan, karena mereka secara otomatis akan memberikan informasi yang menyangkut tingkatan volume yang berbeda-beda.
Dalam penyusunan anggaran yang perlu diperhatikan adalah adanya kegiatan prioritas. Kegiatan ini dikategorikan sebagai kegiatan yang menempati urutan teratas untuk segera dilakukan sebelum melakukan kegiatan lainnya.
Tahap Ratifikasi (Ratification)
3. Kompilasi usulan anggaran
Proses selanjutnya adalah pengumpulan/kompilasi seluruh usulan anggaran dan mendiskusikannya bersama. Hal ini penting dilakukan, karena pada tahapan ini usulan dari berbagai pihakunit kerja/program akan digabungkan menjadi rencana anggaran organisasi. Dengan dilakukannya penggabungan ini, sinkronisasi antar program dapat terjalin satu sama lain.
Namun perlu diingat, setiap masukan/usulan yang diberikan dan sinkronisasi program yang diajukan senantiasa harus memperhitungkan kepentingan organisasi dan realitas yang ada dilapangan. Oleh karena itu pengkategorian& skala prioritas usulan anggaran penting dilakukan.
Tahap Implementasi (Implementation)
4. Anggaran Penerimaan
Tahapan terpenting dalam proses penyusunan anggaran organisasi adalah memprediksi sumber dana untuk membiayai kegiatan yang direncanakan. Padahal sumber dana dikenal sebagai bagian dari anggaran yang tidak dapat dikontrol oleh organisasi. Oleh karena itu, penting untuk melihat dan menghitung kembali besaran perkiraan dengan menggunakan data historis yang dimiliki karena perkiraan pendapatan akan mempengaruhi secara langsung tingkat kegiatan yang akan dilakukan.
Hal ini tidak lepas dari peran bagian keuangan sebagai penyusun dan pengelola anggaran kas organisasi. Anggaran ini akan menunjukkan rencana dan penggunaan kas dalam satu tahun anggaran. Dalam penganggaran ini terdiri dari rencana aliran kas masuk dan juga rencana aliran kas keluar.
Sifat dari aliran kas tersebut baik aliran kas masuk maupun aliran kas keluar maka akan bersifat dengan terus menerus. Dengan membuat anggaran kas yang juga menjadi aktivitas dalam manajemen keuangan tersebut maka organisasi bisa mempersiapkan pengelolaan untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Adanya anggaran kas juga bisa digunakan sebagai dasar kebijakan untuk mendapatkan modal. Yang lebih penting bahwa dalam pembuatan anggaran kas ini maka bisa dijadikan penilaian terhadap realisasi pengeluaran kas yang sebenarnya.
5. Skenario Anggaran
Untuk mengantisipiasi sulitnya memprediksi besaran anggaranpenerimaan, dapat dibuat anggaran penerimaan dalam berbagai skenario yang terbagi dalam tiga tingkatan, yaitu konservatif, moderat, dan agresif.
Tingkat konservatif berarti, perkiraan sumber dana diprediksi berdasakan pada sumber dana dengan tingkat kepastiannya yang tinggi, yaitu dari sumber dana yang sudah pasti didapatkan. Tingkatan moderat, artinya anggaran ini mempertimbangkan sumber dana yang relatif lebih rendah tingkat kepastiannya. Dengan demikian, sumber dana suatu organisasi akan lebih besar diperhitungkannya dibandingkan dengan tingkatan konservatif. Sedangkan anggaran dengan tingkat agresif, mempersepsikan sumber dana yang akan diperoleh termasuk dana yang lebih kecil kepastian perolehannya. Dengan demikian, pada tingkatan ini anggaran suatu organisasi memiliki sumber dana lebih dibandingkan konservatif maupun moderate.
Berdasarkan skala prioritas, skenario konservatif menunjukkan bahwa kegiatan yang dimiliki mempunyai priortas utama dengan mementingkan hal-hal esesnsial yang mempengaruhi periode yang bersangkutan. Lain halnya dengan moderate maupun agresif, skenario ini cenderung memiliki kegiatan-kegiatan yang berada pada prioritas yang lebih rendah dalam pengerjaannya dapat dilakukan kemudian disesuaikan dengan ketersediaan sumber dana.
6. Penentuan Biaya Tetap dan Biaya Variabel
Setelah menentukan skenario yang digunakan, langkah selanjutnya adalah menentukan besaran biaya yang akan dianggarkan, yaitu identifikasi biaya tetap (fixed cost) yaitu biaya yang harus dikeluarkan tidak tergantung pada tingkat kegiatan yang dilakukan organisasi atau dengan kata lain ada atau tidak ada kegiatan biaya-biaya tersebut harus dikeluarkan. Misalnya, biaya sewa kantor, gaji pegawai keuangan dan administrasi, gaji pimpinan dan overhead lainnya bersifat tetap dan terus menerus.
Bagaimana caranya?
Cara yang mungkin dilakukan adalah dengan menggunakan data historis yang dimiliki dari periode yang lalu dijadikan sebagai dasar perkiraan dikaitkan dengan beban yang dikerjakanjuga mempertimbangkan dengan memperkirakan kenaikan harga yang mungkin akan terjadi.
Biaya lain dengan karakter yang berbeda adalah biaya variabel. Biayaini adalah biaya-biaya yang diperkirakan akan timbul sejalan dengan volumekegiatanyang direncanakan oleh organisasi.
Dengan mempertimbangkan biaya tetap dan biaya variabel, maka bilapendapatan organisasi terbatas, prioritas utama diberikan kepada pemenuhanbiaya tetap. Hal ini dilakukan karena biaya tetap merupakan biaya yang sulit
untuk dihindarkan. Bahkan meskipun organisasi tidak memiliki aktivitas programapapun, biaya tetap ini senantiasa muncul.
Tahap Pelaporan dan Evaluasi
7. Proyeksi arus kas
Berdasarkan tahapan-tahapan di atas, tahapan akhir adalah menyusun anggaran menggunakan komponen anggaran penerimaan yang terdiri dari tiga skenario yang tersedia, pengeluaran per unit kerja/program dengan menggunakan skenario yang sama, menetapkan biaya tetap (fixed cost) pengelolaan organisasi sebagai minimum pendapatan yang harus diperoleh.
Apabila sudah disepakati bersama, maka bagian keuangan dapat membuat proyeksi arus kas. Proyeksi arus kas ini bertujuan untuk memperhitungkan jadwal kegiatan dari masing-masing program. Proyeksi arus kas ini juga penting untuk melihat adanya kemungkinan organisasi menghadapi periode defisit anggaran akan terjadi. Dikuatirkan hal ini menyebab tidak adanya alternatif pendanaan pendanaan lainnya sehingga pilihan yang akan diambil adalah pengunduran jadwal kegiatan atau bahkan pengurangan kegiatan.
Melihat pentingnya perencanaan angaraan ini, sudah seharusnya organisasi nirlaba memperhatikan arahan, masukan, dan situasi yang ada. Hal ini tidak terlepas dari kontribusi dari berbagai pihak, sehingga nantinya anggaran dapat berjalan sesuai dengan fungsinya.
Referensi:
- Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Bina IntegrasiEdukasi
- Munandar M, (2001). Budgeting, Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja, Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta.